Die Anregungen des letzten Einkäuferbriefs haben Ihnen hoffentlich etwas geholfen, im Tagesgeschäft den Überblick zu behalten. Diesmal lenken wir den Blick auf den etwas längeren Zeithorizont.
Manche der Stressfaktoren im Tagessgeschäft lassen sich vermeiden durch einen Blick in die Vergangenheit (Vorjahr) sowie in die aktuelle Planung der IT.
Die Vergangenheit gibt uns gerade in der IT-Beschaffung einen guten Überblick darüber, was denn vermutlich auch dieses Quartal oder zum Jahresende kommen wird. Da gibt es die Quartalsbestellungen z. B. für Dienstleister, die Jahresbestellungen z. B. für die Wartungsverlängerungen und die wiederkehrenden Verträge, z. B. Microsoft EA, IBM ESSO oder auch der Servicevertrag für die Webseite oder das Rechenzentrum. Alle diese Dinge kommen regelmäßig wieder. Entweder Sie haben ein Vertragsmanagementtool, das Sie regelmäßig und rechtzeitig daran erinnert oder Sie sehen in Ihrem Bestellsystem nach, was z. B. zum letzten Jahresende so alles verlängert wurde.
Mit diesen Informationen können Sie dann rechtzeitig auf die Fachbereiche zugehen und aktiv Nachfragen ob die Verlängerung so wiederkommen wird, ob etwas geändert werden muss oder ob sie sogar gekündigt werden kann.
Das alles klingt nach viel Arbeit (und ein bisschen stimmt das auch), aber es erspart Ihnen viel Stress, vermeidet hierdurch Fehler, hilft manche Vertragskündigung auszusprechen und (vielleicht das Wichtigste) macht Sie vom Getriebenen zum Treiber, d. h. Sie geben den Rhythmus vor! Sie werden erstaunt sein, wie dies Ihre Achtung in der IT oder dem Fachbereich stärkt.
Hier der Aktionsplan:
· Den relevanten vergangenen Zeitraum auswerten (Quartal, Jahresende, …): Welche Bestellungen gab es, die es vermutlich auch jetzt wieder geben wird?
· Alles in eine Liste packen, evtl. nach Bereichen aufteilen
· Liste(n) an die verantwortlichen Bereiche geben, mit der Bitte um Überprüfung: Kündigung, Änderung, Fortbestehen -> Frist für die Rückgabe nicht vergessen
· Alle Listen einsammeln, auswerten und priorisieren (siehe letzter Einkäuferbrief)
· …ran an die Arbeit; zu einem Zeitpunkt, den Sie zumindest mitbestimmen können.
Manche sagen, dies sei nicht Aufgabe des Einkaufes. Nun, ich sehe das etwas anders. Wenn Sie es nicht machen, macht es vermutlich niemand und Sie müssen dann „mal eben“ 50 Vertragsverlängerungen durchführen und noch 10 Kündigungen obendrauf.
Nehmen Sie das Zepter in die Hand und steigern Sie (ganz nebenbei) Ihre Achtung in der IT und bei Ihrem Vorgesetzten.
Arbeiten Sie schon länger so? Schreiben Sie mir, wie Sie das Problem gelöst haben und wie die Auswirkungen waren.
Im nächsten Einkäuferbrief zeige ich auf, wie man noch konstruktiver mit der IT zusammenarbeiten kann - damit Ihre Arbeit einfacher wird.
Viel Spaß beim Überraschen der IT
Volker Lopp
