In der kleinen Reihe über den Ausschreibungsprozess kümmern wir uns heute um das Aufsetzen der Ausschreibung. Nachdem die entsprechenden Vorbereitungen (Bedarf definieren und Markt analysieren) abgeschlossen sind, sollte dies eine leichte Übung werden.
Als erstes empfehle ich (sofern noch nicht geschehen), sich mit den Kollegen zusammenzusetzen und den genauen Zeitplan zu bestimmen. Die wesentlichen Punkte aus meiner Sicht sind:
- Fachliche Unterlagen liegen dem Einkauf vor
- Anbieter vorab informieren
- Unterlagen zusammenstellen
- Bewertungsmatrix erstellen
- Ausschreibung an die potenziellen Anbieter versenden
- Fragen der Bieter beantworten
- Angebote von den Bietern erhalten
- Angebote auswerten
- Angebotspräsentationen von nicht mehr als 4-5 Anbietern
- Verhandlungen mit möglichst drei Bietern starten
- Projektbeginn/Lieferbeginn
- ggf. Projektende
Danach gilt es festzulegen, wer, wann, mit wem, zu welchem Themengebiet sprechen darf oder soll. Machen Sie allen Beteiligten die Konsequenzen klar, die bei einem Regelbruch entstehen können. Nicht jedem IT-Mitarbeiter ist klar, dass z. B. die Budgetinformation vertraulich zu behandeln ist.
Gerne nutze ich die Erstellung der Bewertungsmatrix, um sicherzugehen, dass die wichtigsten Punkte in der Bewertung auch gebührend in den Ausschreibungsunterlagen berücksichtigt wurden. Nach meiner Erfahrung reicht in vielen Fällen eine Bewertung von maximal 10 Punkten aus. Nur wenn wirklich komplexe oder detaillierte Anforderungen bestehen, dann sollten diese in einer Tabelle von den Anbietern eingefordert und entsprechend bewertet werden. Hierbei ist dann natürlich nach k.o.-Kriterien und nice-to-have zu unterscheiden.
Im nächsten Einkäuferbrief werde ich die Ausschreibungsdokumente etwas näher beleuchten. Bis dahin
Ihr
Volker Lopp
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