Während ich im letzten Einkäuferbrief die Zusammenarbeit mit der IT in den Vordergrund gerückt habe, geht es heute stärker um die interne Organisation: den operativen Einkauf.
Alles Bemühen im strategischen Einkauf und bei der Zusammenarbeit mit der IT werden zunichte gemacht, wenn der operative Einkauf nicht gut und einfach funktioniert. Er ist quasi das Aushängeschild, die tägliche Anlaufstelle für die Beschaffung.
Die Maxime hier sollte lauten: Eliminieren, Standardisieren, Automatisieren:
Eliminieren: Vereinfachen Sie die Prozesse wo es nur geht. Beseitigen Sie die speziellen Prozessschritte, die vielen Anwendern und Bedarfsträgern das Leben schwer machen. Reden Sie mit den Bedarfsträgern, um herauszufinden wo der Prozess nicht „rund“ läuft. Vereinfachen ist das oberste Gebot. Auch wenn dann vielleicht eine Ausnahmeregel wegfällt.
Standardisieren: Sind Hardware, Software und Dienstleistung aus der Sicht des operativen Einkaufes wirklich so unterschiedlich? Vielleicht können die Prozesse hier noch stärker angeglichen werden und am Ende sogar dieselben sein.
Automatisieren: Wenn die Ausnahmen beseitigt sind, und die Prozesse standardisiert, dann ist es Zeit für die Automatisierung. Solche Prozesse lassen sich einfach in entsprechenden Tools abbilden, so dass sich am Ende der Bedarfsträger per Self-Service Waren und Dienstleistungen ordern kann, hinterlegt mit einem elektronischen Genehmigungsworkflow und überwacht vom operativen Einkauf. Dort wo es keine Katalogprodukte gibt, wird die Anfrage automatisiert an die hinterlegten Lieferanten gesendet und der operative oder strategische Einkauf ist informiert und kann bei Bedarf eingreifen.
Was sind die Vorteile?
Entlastung aller Beteiligten: Frei werdende Ressourcen können sich dann um wichtigere Themen kümmern, wie z. B. Lieferantenmanagement.Schnellere Durchlaufzeiten: Jeder Schritt wird nur einmal durchlaufen, alles geschieht elektronisch, es gibt deutlich weniger aufwendige manuelle Abläufe.Höhere Transparenz über den Prozess: Da alles elektronisch geschieht, kann jederzeit gesehen werden, welche Prozessschritte erforderlich sind.Sichtbarer Status der individuellen Anforderung (Amazon-Like): Der Anwender kann jederzeit sehen, wo seine Beschaffung gerade ist.Bessere Auswertbarkeit der Prozesse und damit bessere Problemanalyse: Wo benötigen einzelne Schritte besonders lange und warum? Wann und bei wo wird ein manueller Prozess angestoßen, was sind die Gründe?Höhere Datenqualität: Da alle Daten elektronisch vorliegen, können sie auch besser ausgewertet werden. Dies gibt den Prozesseigneren mehr Möglichkeiten der optimierung. Der strategische Einkauf hat zudem viel bessere Daten über ide Beschaffungen und kann seine strategischen Werkzeuge entsprechend einsetzen.
Ganz nebenbei wird damit auch die Reputation des Einkaufs als innovativer Bereich erhöht.
Haben Sie hier schon positive Erfahrungen gemacht? Haben Sie den operativen Einkauf schon fit für die Zukunft gemacht? Schreiben Sie mir Ihre Erfolgsgeschichte oder wenn Sie Unterstützung bei der Umsetzung benötigen.
Nachdem ich nun in den vergangenen Einkäuferbriefen über einige Voraussetzungen für einen erfolgreichen strategischen IT-Einkauf geschrieben habe, werde ich in den nächsten Einkäuferbriefen den Ausschreibungsprozess und die dafür notwendigen Schritte beleuchten.
Viel Spaß beim Vereinfachen der IT-Beschaffung!
