Wie versprochen werde ich diesmal das Thema Ausschreibung beginnen. Oje, höre ich da schon manche Einkäufer stöhnen, „Ausschreibungen sind so kompliziert und aufwendig“. Nun, da bin ich völlig anderer Meinung…
Ausschreibung ist zunächst nur ein anderes Wort für „ich kümmere mich intensiv und nach einem gleichbleibenden Prozess um eine individuelle Beschaffung, die nicht aus dem Katalog beschafft werden kann“.
Meinen Lieferanten kann ich zu einem Gespräch einladen, (bei dem es dann eigentlich nur um den Preis geht) oder zu einer Preisverhandlung. Bei letzterem wird er ggf. schon mit weichen Knien zu mir kommen. Hier spielt die Psychologie des Menschen also eine entscheidende Rolle. Diesen Effekt kann ich auch bei Beschaffungen nutzen: ich kann Sie Ausschreibung nennen oder Anfrage. Das liegt ganz bei Ihnen und wie Sie Ihr Ziel erreichen wollen.
Betrachten wir also Ausschreibungen etwas näher und vergleichen Sie mit einer „normalen“ Beschaffung:
Bedarf definieren: Was wird benötigt, in welcher Menge, zu welchem Termin, in welcher Güte, welche Eigenschaften sind besonders wichtig, …? Fragen die ich sowohl bei der Ausschreibung als auch bei der normalen Beschaffung von der IT oder dem Fachbereich beantwortet haben möchte; am besten schriftlich.
Markt analysieren: Wer kann mir das gewünschte eigentlich liefern? Bestehende Lieferanten oder besser neue? Auch hier in beiden Fällen die gleiche Frage.
Ausschreibung aufsetzen: Zeitplan definieren, Regeln festlegen, Bewertungsmatrix erstellen, Dokumente erzeugen, … Hier scheint der Unterschied am größten. Manche würden sagen, dass benötige ich nur bei der Ausschreibung. Aber bei genauerem Hinsehen merkt man, dass auch bei der normalen Beschaffung diese Fragen geklärt werden müssen. Bis wann erwarte ich das Angebot des Anbieters zurück? Wen kann er bei Fragen ansprechen? Wie bewerte ich die zurückkommenden Angebote? E-Mail erstellen und evtl. Anlagen dazu packen. Sie sehen, eigentlich ist es auch hier wieder dasselbe – nur vielleicht in einem anderen Detaillierungsgrad.
Ausschreibung durchführen: Anfrage versenden, Fragen beantworten, Angebote erhalten und auswerten, ggf. Präsentationen, Produktdemos, Referenzbesuche sind die weiteren Aktivitäten die wiederum bei beiden Varianten durchgeführt werden müssen.
Verhandlung und Abschluss: Und auch der letzte Schritt ist wieder für beide Varianten nahezu identisch: Shortlist festlegen, Verhandlungen durchführen, Unterschrift und Bestellung.
Sie sehen also, dass sich eine Ausschreibung für ein Mega-Projekt und die Beschaffung eines speziellen Servers nur durch den Umfang und die Komplexität unterscheiden. Dass ich im ersten Fall nach einem klaren Prozess immer das gleiche mache (machen muss) und im zweiten Fall vielleicht einige Freiheitsgrade habe, es aber besser wäre ich würde es auch immer nach dem gleichen Schema machen: Zur Steigerung der Effizienz und der Effektivität!
Wie handhaben Sie normale Beschaffungen? Machen Sie häufig Ausschreibungen oder sind diese bei Ihnen die Ausnahme? Schreiben Sie mir! Gerne Unterstütze ich Sie bei der Optimierung Ihrer Ausschreibungen.
Die oben aufgeführten Prozessschritte werde ich den nächsten Ausgaben weiter vertiefen. Los geht es mit der Bedarfsdefinition.
Bis dahin wünsche ich Ihnen ein paar schöne Tage
Volker Lopp
