Heute möchte ich Ihnen über meine Erfahrungen und Lösungen berichten, wie man im täglichen Chaos den Überblick behält, produktiv bleibt und entspannt abends nach Hause gehen kann!
Mein sicherlich außergewöhnlichstes Erlebnis hatte ich als Interim-Einkäufer. Eigentlich bestand die Abteilung aus 5 Einkäufern und der Abteilungsleiterin, die jedoch noch eine andere Gruppe führen musste und deshalb nur punktuell als Einkäuferin mithalf. Wie es nun der Zufall so wollte waren im Jahresendgeschäft drei Einkäufer krank, davon zwei für mehrere Monate. Blieben also nur zwei Einkäufer übrig um „mal eben“ das Jahresendgeschäft und eine größere Ausschreibung zu bewältigen. Sicherlich eine extreme Situation, aber fühlen wir uns nicht manchmal alle so? Niemand da der helfen könnte und der Arbeitsvorrat wächst stetig… Zum Weglaufen.
Nun, weggelaufen sind wir nicht, sondern sind das Problem beherzt angegangen.
Zunächst haben wir die aktuelle Lage gesichtet und alles aufgeschrieben, was schon auf den Schreibtischen lag oder von dem wir wussten, dass es kurzfristig kommen würde. Das wurde dann gruppiert in:
· wichtig und dringend
· dringend (überfällig)
· Terminsache
· Sonstiges
Und plötzlich war das Chaos schon nicht mehr so groß. Denn es springt jedem sofort ins Auge wo man anfangen soll: „wichtig und dringend“ und „überfällig“. Diese Gruppierung erscheint an einigen Stellen natürlich etwas willkürlich, aber manchmal ist eine gute schnelle Abschätzung wichtiger als eine mit allen abgestimmte, korrekte Liste, die nie fertig wird.
Die Abteilungsleiterin konnte mit dieser Liste in der Hand übrigens den Bereichsleiter überzeugen, dass sie einige interne Projekte verschieben konnte um uns somit auch unterstützen zu können.
Jedem wurden dann die passenden Projekte bzw. Aktivitäten zugewiesen. Täglich haben wir dann morgens eine 5-Minuten Session abgehalten und die Liste aktualisiert. Besonders wirksam war das tägliche Streichen von erledigten Aufgaben am Flipboard! Unterschätzen Sie diesen Punkt nicht. Er befriedigt ungemein und jeder wollte mal durchstreichen… Und auch der Bereichsleiter sah auf einen Blick, wo wir standen.
Wenn Sie also auch das Gefühl haben, die Arbeit nimmt überhand, dann:
· machen Sie eine Liste (gerne von Hand, nichts kompliziertes!)
· priorisieren Sie die Aufgaben
· und starten Sie bei den Prio-A Themen
Sollte die Liste wachsen, dann haben Sie etwas in der Hand um mit Ihrem Vorgesetzten die Problematik zu besprechen und nach Lösungen zu suchen.
Haben Sie ähnliche Probleme? Haben Sie andere, erfolgreiche Lösungen für ähnliche Probleme? Schreiben Sie mir.
Im nächsten Einkäuferbrief werde ich beleuchten wie man durch vorausschauende Planung das Jahresgeschäft leichter bewältigen kann und den Jahresendstress verringern kann.
Bis dahin wünsche ich Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung
Volker Lopp
