Wie im letzten Einkäuferbrief bereits aufgezeigt, beginnt eine gute Ausschreibung mit der Bedarfsdefinition.
Bei der Bedarfsdefinition sollte der Fachbereich oder die IT einige Fragen beantworten können:
- Was – genau beschrieben
- Wann – Zeitplan, mit Abhängigkeiten zu anderen Projekten und den wesentlichen Meilensteinen
- Wo – welcher Standort ist betroffen, gibt es einen Piloten, ...?
- Menge – welche Mengen werden benötigt, fix oder mit Bandbreite?
- Güte – reicht die einfache Qualität, der niedrige SLA oder muss es die High-End Lösung sein?
Können diese Fragen nicht zu Ihrer Zufriedenheit beantwortet werden, so hat der Fachbereich nachzubessern. Kann er das nicht, ist evtl. das Projekt aufzuteilen in eine Voruntersuchung / Aufgabenbeschreibung und erst im zweiten Schritt dann die eigentliche Beschaffung.
Die höchsten Kosten entstehen durch eine ungenaue Beschreibung.
Wichtig ist, dass Ihre Fragen geklärt werden und der Bedarf für Sie verständlich formuliert ist. Warum gerade für Sie? Nun, Sie sind einigermaßen neutral was die Beschaffung betrifft. Sie sind vermutlich auch nicht so tief im Thema drin und entdecken eher Lücken, Ungereimtheiten, Über- und Unterspezifikationen, etc. Auch sind Sie die Schnittstelle zum potenziellen Lieferanten und wenn die Beschreibung nicht „gut“ ist, wird dieser sich zunächst an Sie wenden…
Zudem dient uns die Bedarfsdefinition auch zur Erstellung der Bewertungsmatrix. Hier kann ich dann prüfen, ob wichtige Punkte der Bewertungsmatrix auch textlich gebührend berücksichtigt wurden. Umgekehrt natürlich für weniger wichtige Punkte. Ich habe schon Bedarfsdefinitionen gelesen, in den über mehrere Seiten ein Thema beschrieben wurde, welches nachher in der Bewertungsmatrix nicht einmal vorkam.
Da ich ja beim letzten Mal schon geschrieben habe, das sich eine Ausschreibung nur Qualitativ von einem „normalen“ Bedarf unterscheidet, vermute ich, dass einige jetzt doch wieder stöhnen: zu viel Aufwand. Aber ist es das denn wirklich? Muss ich nicht selbst bei der Beschaffung einer Maus den Bedarf genau definieren?
- Mit Kabel oder Funk
- 1, 2, 3, 5 oder 8-Tasten
- Hohe Genauigkeit oder normale
- Eine oder gleich 10 Stück
- SOFORT oder normale Lieferzeit
- Auch für Linkshänder geeignet
- ….
Habe ich diese Informationen nicht, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass am Ende mal wieder jemand über den Einkauf schimpft, weil „irgendeine“ Maus beschafft wurde.
Im nächsten Einkäuferbrief werde ich das Thema noch ein wenig vertiefen, vor allem wie Sie den Fachbereich dazu bringen gerne mitzuarbeiten.
Bis dahin wünsche ich Ihnen noch ein paar angenehme Tage
Volker Lopp
