Im letzten Einkäuferbrief bin ich ja schon auf die Bedarfsdefinition eingegangen. Immer wieder bekomme ich aber die Aussage zu hören, dass der Fachbereich ewig braucht und dann nur ungenügende Texte abgibt. Nun, dass ist so – aber das muss nicht so bleiben!
Stellt sich zunächst die Frage, warum es so ist? Aus meiner Sicht liegt dies daran, dass der jeweilige Kollege im Fachbereich eben nicht jeden Tag eine Bedarfsdefinition erstellt. Versetzen wir uns mal zurück in die Schule: wer konnte damals schon einen gut strukturierten Aufsatz erstellen? Wohl eher wenige. Und sicherlich nicht die von Technik begeisterten Schüler. Genau diese sitzen jetzt aber in der IT und sollen eine Bedarfsdefinition schreiben.
Also: helfen wir Ihnen. Geben wir Ihnen eine gut gestaltete Word-Vorlage, geben wir Ihnen Beispiele aus anderen Projekten, liefern wir Ihnen eine grobe Struktur, sagen wir Ihnen was genau wir benötigen.
Sie haben es fast täglich mit Bedarfsdefinitionen zu tun und deshalb sollten Sie Ihre wertvollen Erfahrungen mit den IT-Kollegen teilen.
Hier ein Beispiel für den Aufbau:
- Hardware und Software: Detaillierte Beschreibung der vorhandenen und der zu beschaffenden Hardware, soweit relevant.
- Infrastruktur: Detaillierte Beschreibung der vorhandenen und der zu beschaffenden Infrastruktur, soweit relevant.
- Implementierung: Detaillierte Beschreibung der zu beschaffenden Implementierungsleistungen, soweit relevant.
- Betrieb und Wartung: Detaillierte Beschreibung der zu beschaffenden Wartung und des Betriebes, soweit relevant.
- Rahmenparamter: Detaillierte Beschreibung wie das zu Beschaffende in die bestehende Landschaft einzubauen ist: Betriebssystem, Protokolle, Schnittstellen, Sicherheit, Sprachen, etc.
Dieses Template erstellen Sie aus einer vorhanden guten Bedarfsdefinition. Zudem geben Sie den Kollegen aus dem Fachbereich immer auch ein paar Beispiele für bereits durchgeführte Ausschreibungen mit.
Mit diesen Hilfsmitteln im Rucksack können Sie zunächst dem Fachbereich wertvolle Hilfen geben und damit dann sich selbst durch eine gutformulierte Bedarfsdefinition.
Denken Sie daran, dass durch die Definition der Preis bestimmt wird. Einmal wurde in einer Ausschreibung der Bedarf für den betreuten Betrieb einer kleinen Anwendung für 7:00 Uhr bis 19:00 Uhr definiert. Das bedeutete einen Zwei-Schicht-Betrieb für den Dienstleister. Durch Gespräche mit dem Fachbereich kam jedoch schnell heraus, das 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr völlig ausreichend waren, somit nur ein Ein-Schicht-Betrieb nötig und die Kosten für diesen Teil der Leistung sichnahezu halbierten.
In der nächsten Ausgabe werde ich den nächsten Schritt der Ausschreibung - die Marktanalyse – etwas genauer analysieren.
Bis dahin wünsche ich Ihnen gute Ausschreibungen
Volker Lopp
